Datenschutz für Mitarbeitende

1. Wer ist für deine Daten verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung deiner Daten ist dein Arbeitgeber — also das Unternehmen, bei dem du angestellt bist. Er entscheidet, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden.

stundn stellt lediglich die Software bereit und verarbeitet die Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung deines Arbeitgebers. Dafür besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Wichtig für dich: Wenn du Auskunft möchtest oder Daten berichtigen oder löschen lassen willst, wende dich bitte an deinen Arbeitgeber. Er ist dein Ansprechpartner, nicht stundn.

2. Welche Daten werden verarbeitet?

Wenn du einen Stundenzettel per WhatsApp einreichst, werden verarbeitet:

• deine WhatsApp-Telefonnummer
• das Foto deines Stundenzettels
• Zeitpunkt der Nachricht und eine technische Nachrichten-ID
• die aus dem Zettel ausgelesenen Angaben — insbesondere Name, Datum, Arbeitszeiten, Stundenzahl, Lohnart, Kostenstelle und Unterschriften

Zweck der Verarbeitung ist die Arbeitszeiterfassung und die Lohnabrechnung. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG (Verarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3. Wie funktioniert die automatische Verarbeitung?

Wenn du an unsere WhatsApp-Nummer schreibst, antwortet dir ein automatisierter Dienst und keine Person. Diesen Hinweis geben wir dir nach Art. 50 der EU-KI-Verordnung.

Dein Foto durchläuft zwei automatische Schritte: Zuerst prüft ein KI-System, ob die Aufnahme technisch auswertbar ist. Anschließend werden Texterkennung und ein KI-Sprachmodell eingesetzt, um die Angaben aus deinem Zettel auszulesen und in ein strukturiertes Format zu bringen.

Aufnahmen, die technisch nicht auswertbar sind — etwa unscharfe oder unvollständige Fotos —, werden automatisiert zurückgewiesen. Du bekommst darüber eine Nachricht und kannst den Zettel erneut einreichen. Diese Vorprüfung entfaltet keine rechtliche Wirkung und führt nicht dazu, dass erfasste Arbeitszeiten verloren gehen.

Alle ausgelesenen Werte werden anschließend von einer Person in der Verwaltung deines Arbeitgebers geprüft und bestätigt, bevor sie in die Lohnabrechnung übernommen werden. Es findet keine Bewertung deiner Person, deines Verhaltens oder deiner Leistung statt, und es ergeht keine automatisierte Entscheidung, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO).

4. Wer ist an der Verarbeitung beteiligt?

Für Betrieb, Texterkennung und KI-gestützte Auswertung setzt stundn technische Dienstleister ein, unter anderem Microsoft Azure (Texterkennung, EU-Rechenzentrum) und Anthropic (KI-gestützte Extraktion, USA — zertifiziert unter dem EU-US Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln).

Die vollständige Liste aller eingesetzten Dienstleister mit Anschriften, Serverstandorten und Rechtsgrundlagen findest du in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

5. Wie lange werden deine Daten gespeichert?

Deine Daten werden gelöscht, sobald sie für die Lohnabrechnung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mehr entgegenstehen. Solche Fristen ergeben sich insbesondere aus § 257 HGB und § 147 AO sowie aus den Aufzeichnungspflichten zur Arbeitszeit (§ 17 MiLoG, § 17c AÜG). Die konkrete Speicherdauer legt dein Arbeitgeber fest.

6. Deine Rechte

Dir stehen gegenüber deinem Arbeitgeber folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Wende dich für die Ausübung dieser Rechte an deinen Arbeitgeber. Unabhängig davon kannst du dich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO).

Technische Rückfragen zur Software beantwortet stundn unter datenschutz@stundn.de. Wir leiten Anliegen, die deine Daten betreffen, an deinen Arbeitgeber weiter, da er Verantwortlicher ist.